展示会出展への道のり~情報登録編~

展示会出展への道のり~情報登録編~

展示会

こんにちは!

バックオフィス担当のIです。

 

当社MCクラフトは、2022年6月29日~7月1日に東京ビッグサイトで行われた

JapanEventWeek内の「イベント総合EXPO2022」に出展を致しました。

 

当社は展示会・イベントのプロ集団ですが

私自身はというと事務職として中途入社して約1年半、

恥ずかしながら展示会の出店準備をする経験がありませんでした。

 

当然、社内の展示会チームにお任せすればすぐ終わってしまうのですが

今回はそんな出展初心者の私が、お客様立場で出展を進めていく流れを

体感しながらご紹介していきたいと思い、ブログにしてみました。

 

「うちの会社でも出展できるのかな?」 「出展してみたいけどどうしたらいいか分からない」

 

そんな方はぜひ参考にしていただけましたらと思います!

 

 

 

 

イベント総合EXPOとは?


 

イベント分野の日本最大の専門展です。

販促イベント、懇親会、式典、お祭り、スポーツイベントなどの企画、機材、会場、アトラクション機器が一堂に出展します。全国からイベント主催者、レジャー施設、企画会社などが多数来場します。(主催者:RX Japan株式会社様 公式ページより引用)

 

 

 

 

まずは出展登録から!


まずは展示会に出展登録をします。

こうして毎年行われているような大規模な展示会の出展者募集は

会期から約1年前と早い段階で募集開始しております。

 

お花見の場所取りと同じ(?)で、良い場所は早くから埋まっていってしまうので

早めの出展計画をオススメします。

 

 

 

 

・・・で、何からすれば良いの?


時はさかのぼること出展から約4か月前。

 

出展登録は事前に済んでいたものの、さて次は何から始めれば良いのだろうか??

これはまるで何も情報が無くスタート地点に立たされたゲームのよう・・・。

こういう時はまず営業チームに話を聞いてみよう!

 

私「え~っと・・・自社ブースなんですけど、何から手をつければ良いんでしょうか?」

 

営業「まずはインターネット上に出展社専用サイトがあるから、そこから出展情報を登録するんだよ」

 

私「なるほど!」

 

 

次の行き先にようやくたどり着いた私は、意気揚々とウェブサイトを開きます。

 

 

★POINT

自社専用ページには、出展する展示会の規則(レギュレーションと呼びます)や

出展情報を登録するページなど出店に関する情報が用意されています。

 

他にも、来場してもらいたいお客様に配る招待券の申し込みや

協同出展者の登録なども事前に行っていきます。

 

出展情報を登録しておくことで、主催者ウェブサイトを通じて

来場者が出展者情報を閲覧・検索することができるようになります。

 

※各主催者によって準備の内容は異なります。今回はRXJapan様主催の場合の例です。

 

 

 

 

会社情報を登録していきます


 

カタカタカタ・・・一心不乱にパソコンを叩くワタシ。

ふっふっふ。パソコン操作ならお手のもの!

会社案内の文章を入力したり、ロゴや会社紹介写真を設定したりしていきます。

 

 

★POINT

展示会に際して、会社案内やロゴデータなど、いろんな素材を準備しておくと便利です。

 

 

私「招待券の申し込みも済んだし、申請はこれでよし!あとはデザインを考えて施工準備をするだけかな!」

 

営業「おぬし・・・まだまだ甘いな・・・」

 

私「えっっ!?」

 

 

次回、デザイン・レイアウト編へと続きます!

 

 

 

 

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“何から手を付けてよいかわからない” “予算を知りたい” など

 

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弊社展示会チームが出展準備から施工まで一気通貫でサポートいたします。

 

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